Campos personalizados

Cada flota tiene sus propios datos: el número interno del vehículo, el tipo de carrocería, la empresa afiliadora. Los Campos personalizados le permiten agregar esa información propia de su empresa a cada módulo, y decidir qué datos son obligatorios y cuáles no.

Prerrequisitos

• Rol ROOT (o un rol con permiso de configuración).
• Tener claro qué dato extra necesita y en qué módulo va (por ejemplo, Flotas, Conductores, Documentos).

Cómo llegar

1. Entre a Configuración desde el menú de aplicaciones.
2. Abra la pestaña Campos personalizados.

Verá el selector de Módulo, las pestañas Campos y Catálogos, y el botón Agregar campo.

Cómo ver los campos de un módulo

1. En Módulo, elija el módulo que quiere revisar (en la imagen, Flotas).
2. La pestaña Campos muestra los campos ya creados con su Etiqueta, Tipo, si es Obligatorio y si está Activo.
3. Si ve el mensaje Aún no hay campos personalizados para este módulo, significa que ese módulo todavía no tiene campos extra: es el punto de partida normal.

Cómo agregar un campo

1. Pulse + Agregar campo.

2. Escriba la Etiqueta: el nombre que verá su equipo (por ejemplo, Número interno). Use nombres cortos y claros, como los llamen en el patio.
3. Elija el Tipo de dato (texto, número, fecha, lista, etc.) según lo que van a escribir.
4. Marque Obligatorio solo si el proceso no puede continuar sin ese dato. No abuse: cada obligatorio de más es una queja del equipo en campo.
5. Deje el campo Activo para que aparezca de inmediato, y guarde. El campo aparecerá en la lista del módulo.

:::tip Consejo de flota Antes de crear un campo, pregúntese: "¿alguien va a buscar o filtrar por este dato?". Si la respuesta es no, probablemente no lo necesita como campo. Menos campos bien usados valen más que veinte que nadie diligencia. :::

Recomendación del experto

Según la recomendación de expertos para una buena experiencia: es común que las empresas pidan 15 campos nuevos "por si acaso" y al mes nadie llene ninguno. La regla de oro: empiece con 2 o 3 campos por módulo, úselos un mes, y solo entonces agregue más.

Rutina recomendada:

• Antes de crear: valide con quien diligencia (el auxiliar, el conductor líder). Si el nombre no les suena natural, cámbielo.
• Obligatorios con pinzas: un campo obligatorio detiene un proceso si falta. Para flotas en movimiento, eso puede significar un vehículo parado esperando un dato. Marque obligatorio solo lo crítico (placa interna, vencimientos).
• Cada 6 meses: revise la lista y desactive los campos que nadie usa. Los formularios cortos se llenan; los largos se evitan.
• Nombres consistentes: si en un módulo dice Número interno, no lo llame N° interno en otro. La consistencia evita errores de captura.

Errores comunes

• Crear campos "por si acaso". Cada campo extra es tiempo de captura y una posible fuente de error. Solo cree lo que se va a usar y consultar.
• Marcar todo como obligatorio. El equipo en campo termina escribiendo cualquier cosa ("N/A", "xxx") para poder continuar, y el dato pierde valor.
• Etiquetas confusas o técnicas. Si el auxiliar no entiende qué escribir, lo dejará vacío o mal. Use el lenguaje del patio, no el de la oficina.
• No revisar los módulos uno por uno. Cada módulo tiene sus propios campos: configure primero el que más usa su operación (normalmente Flotas o Conductores).