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Datos de la empresa (Tenant)

El tenant es su empresa dentro de Flitware: su nombre, sus documentos, su zona horaria y a dónde llegan las alertas. Si estos datos están bien, las fechas salen correctas, las facturas llegan a quien deben y nadie se pierde un vencimiento. Si están mal, todo lo demás cojea.

Prerrequisitos​

  • Rol ROOT (o un rol con permiso para editar los datos de la empresa).
  • Tenga a la mano: nombre legal de la empresa, documento, dirección, teléfono y los correos que deben recibir alertas.

Cómo llegar​

  1. Entre a Configuración desde el menú de aplicaciones.
  2. Abra la pestaña Tenant.

Vista general de los datos del tenant

Cómo completar los datos paso a paso​

  1. Logo del tenant (opcional). Pulse Seleccionar una imagen y suba el logo de su empresa. Solo se permiten imágenes.
  2. Nombre del tenant. Escriba la razón social tal como aparece en sus documentos legales (por ejemplo, FLITWARE S.A.S).
  3. Representante legal y Número de documento. Datos del responsable legal de la empresa.
  4. Dirección, Teléfono y Correo electrónico. Datos de contacto oficiales.
  5. Correos de alerta. Aquí está lo más importante para la operación: escriba, separados por coma, los correos que deben recibir los avisos de vencimiento de documentos (por ejemplo, contacto@flitware.com,alertas@flitware.com).
  6. Zona horaria. Elija la zona de su operación (por ejemplo, America/Bogota). Se usa para fechas de servicios, calendarios y programación: si está mal, los horarios salen corridos.
  7. País de facturación. Requerido antes de pagar; se usa para calcular los impuestos de sus cobros.
  8. Empresa. Seleccione su empresa registrada en la lista.
  9. Pulse Guardar tenant para aplicar los cambios. Verá un aviso de confirmación en verde.

Aviso de tenant guardado correctamente

Sobre el bloque "Acceso de asistentes (MCP)"​

Debajo de los datos verá el bloque Acceso de asistentes (MCP), que permite que asistentes se conecten a su empresa por ese canal. Si muestra el aviso El control de acceso MCP aún no está disponible para este tenant, no tiene nada que hacer: es informativo y no afecta su operación diaria.

Recomendación del experto​

Según la recomendación de expertos para una buena experiencia, el error que más caro sale aquí es dejar los Correos de alerta vacíos o con un solo correo de una persona que ya salió. Esos correos son su red de seguridad contra multas: avisan antes de que venza un SOAT, una revisión o una licencia.

Rutina recomendada:

  • Hoy: ponga mínimo dos correos de alerta: el del responsable operativo y uno genérico del área (tipo alertas@suempresa.com) que varias personas lean.
  • Cada 3 meses: verifique que esos correos siguen vigentes y que alguien los lee de verdad.
  • Al abrir sede en otra ciudad: revise la Zona horaria si operan en otra zona; un turno programado con la zona mal es un vehículo parado.
  • Antes de pagar: confirme el País de facturación; sin eso no puede completar pagos.

Errores comunes​

  • Un solo correo de alerta, personal. Si esa persona está de vacaciones o sale de la empresa, nadie recibe los avisos de vencimiento. Use mínimo dos y uno genérico.
  • Zona horaria equivocada. Los servicios y calendarios salen con horas corridas y nadie entiende por qué. Verifíquela al configurar y al expandirse.
  • Olvidar pulsar Guardar tenant. Los cambios en pantalla no se aplican solos: si sale sin guardar, pierde lo diligenciado.
  • Datos legales distintos a los documentos reales. El nombre y documento deben coincidir con sus papeles oficiales para evitar problemas de facturación.