Conductores: registre y controle su personal de conducción

Aquí registra a cada persona que conduce sus vehículos: nombre, licencia, documento y datos laborales. Mantener esta lista al día le evita multas por licencias vencidas y le permite saber quién estaba al volante de cada vehículo.

Prerrequisitos

• Tener acceso a la aplicación. En el menú superior vaya a Inicio > Apps > Conductores.
• Tenga a la mano la licencia de conducción y el documento de identidad del conductor.

Ver la lista de conductores

1. Abra Conductores. Verá las pestañas Listado, Métricas y Grupos de conductores.
2. En Listado use la barra Buscar... para encontrar un conductor por nombre, licencia o documento.
3. Las columnas muestran Nombre, Número de licencia, Número de documento, Correo electrónico, Tipo de documento, Estado (por ejemplo, Activo con marca verde) y Actualizado.
4. Con el filtro Estado puede ver solo conductores activos o inactivos.
5. Seleccione una fila haciendo clic en el círculo de la izquierda para activar la acción Generar documento.

Crear un conductor

Pulse el botón + (arriba a la derecha del listado) para abrir la ventana Crear conductor.

1. Escriba el Nombre (ejemplo: Carlos Ramírez Demo).
2. Escriba el Número de licencia y la Fecha de vencimiento de licencia (YYYY-MM-DD).
3. Escriba el Número de documento y el Correo electrónico.
4. Seleccione el Tipo de documento (por ejemplo, Cédula de ciudadanía) y el Estado (ACTIVE para un conductor habilitado).
5. Complete la sección Campos personalizados ("Información adicional del tenant"): en este ejemplo pide Fecha de ingreso (obligatoria), Cargo (obligatorio), Tipo de contrato, Salario mensual y Ciudad de expedición. Si deja vacío un campo obligatorio verá el aviso "Este campo es obligatorio."
6. Pulse Guardar. Verá el mensaje verde Conductor creado correctamente. con el botón Ver conductor para abrir la ficha.

:::tip Recomendación del experto La Fecha de vencimiento de licencia es el campo más importante del formulario. Anótela tal como aparece en la licencia física y programe una revisión mensual de vencimientos: un conductor con licencia vencida es una multa segura y un riesgo legal para la empresa. :::

:::warning Errores comunes

• Guardar el conductor sin Estado o con estado inactivo por descuido: después "no aparece" en las asignaciones.
• Escribir el correo con errores. Si el conductor debe recibir notificaciones, verifique el correo letra por letra.
• Dejar vacíos Fecha de ingreso y Cargo (obligatorios): el sistema no le dejará guardar hasta completarlos. :::

Ver y editar la ficha del conductor

Haga clic en un conductor del listado para abrir Editar conductor. La ficha tiene las pestañas Listado y Documentos, y muestra los mismos datos del formulario (nombre, licencia, vencimiento, documento, correo, tipo de documento, estado y campos personalizados) listos para corregir y guardar.

:::tip Recomendación del experto Cuando un conductor renueve su licencia, actualice la ficha ese mismo día y guarde la foto de la licencia nueva en la pestaña Documentos. Así la hoja de vida siempre respalda lo que dice el sistema. :::

Métricas: distribución por estado

En la pestaña Métricas verá la tarjeta Distribución por estado, que muestra "cómo se distribuyen los registros por estado operativo": un gráfico circular con el total de registros y cuántos están en cada estado (por ejemplo, Activo).

:::tip Recomendación del experto Si tiene conductores que ya no trabajan con usted, cámbieles el estado a inactivo en lugar de dejarlos como activos. Un conteo de activos inflado le hace creer que tiene más personal disponible del real. :::

Estados del conductor

• Activo: el conductor está habilitado y aparece con marca verde en el listado.
• Inactivo: el conductor está registrado pero no disponible (se retiró, está suspendido o aún no inicia).

:::warning Errores comunes

• No inactivar a tiempo a quien se retira: sigue apareciendo como disponible y puede ser asignado por error. :::

Rutina recomendada (5 minutos a la semana)

1. Abra Conductores > Listado y confirme que los conductores nuevos estén creados y Activos.
2. Revise las fechas de vencimiento de licencia próximas a vencer.
3. Inactive a quienes ya no trabajen con usted.
4. Mire Métricas una vez al mes para verificar que el conteo de activos cuadre con su nómina real.

Errores comunes

• No revisar vencimientos de licencia hasta que llega la multa. Ponga una fecha fija al mes para revisarlos.
• Duplicar conductores (mismo documento, dos registros) por no buscar primero en el listado.
• Dejar campos personalizados vacíos "para después": la fecha de ingreso y el cargo se olvidan rápido si no se anotan el primer día.
• Confundir Número de licencia con Número de documento: son campos distintos; verifique cada uno contra el documento físico.