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Documentos

Aquí vive la carpeta digital de su empresa: SOAT, revisión técnico-mecánica, pólizas, contratos y cualquier archivo que necesite tener a la mano. Cada documento queda atado a un registro (un vehículo, un conductor, un servicio) y tiene una fecha de vencimiento que le avisa si está vigente o vencido. Si usted ha sufrido una inmovilización por un SOAT vencido que nadie revisó, esta pantalla es su seguro contra eso.

Prerrequisitos​

  • Un usuario de su empresa con acceso a la aplicación Documentos (si no la ve en el menú Apps, pida acceso a su administrador).
  • Tener a la mano el archivo que va a subir (PDF, imagen o documento de oficina, máximo 50 MB) y su fecha de vencimiento real.

Cómo llegar​

  1. Entre a Apps desde el menú principal.
  2. Abra Documentos.

Verá las pestañas Documentos y Resumen, y el conmutador de vista Tabla / Árbol.

Cómo revisar sus documentos en tabla​

  1. Deje activa la vista Tabla.
  2. Use los filtros Todos los estados y Todos los tipos para enfocarse (por ejemplo, solo vencidos).
  3. Escriba en el campo Buscar... si busca un documento por nombre.

Lista de documentos en vista tabla

La tabla muestra Nombre, Tipo relacionado, Registro relacionado, Fecha de vencimiento, Estado, Tipo MIME, Tamaño, Actualizado y Acciones. El Estado se calcula solo a partir de la fecha de vencimiento:

  • Vigente (verde): el documento está al día.
  • Próximo a vencer: se acerca la fecha, actúe ya.
  • Vencido (rojo): la fecha ya pasó, es urgente renovar.
consejo

Empiece cada lunes filtrando por vencidos y próximos a vencer. Son 5 minutos que le ahorran comparendos, inmovilizaciones y servicios cancelados a última hora.

Cómo ver el árbol documental​

  1. Pulse el conmutador Árbol.
  2. Despliegue su empresa, luego el tipo (por ejemplo Flota) y el registro (por ejemplo TST-000).

Árbol documental por empresa, flota y vehículo

El árbol ordena los documentos por jerarquía: empresa → tipo → registro → documento. Cada documento tiene iconos para descargar, editar y eliminar. Use esta vista cuando quiera responder "¿qué papeles tiene este vehículo?" de un vistazo, en vez de buscar fila por fila en la tabla.

Cómo crear un documento​

  1. Pulse el botón + (arriba, junto al icono de recargar).
  2. Se abre la ventana Crear documento. Complete los campos:

Ventana Crear documento

  1. Escriba el Nombre (sea específico: SOAT Placa ABC-123 2026, no solo SOAT).
  2. Agregue una Descripción si ayuda a su equipo (aseguradora, número de póliza, etc.).
  3. Digite la Fecha de vencimiento en formato AAAA-MM-DD. Es obligatoria: sin ella el sistema no puede avisarle si el documento vence.
  4. En Tipo relacionado elija a qué pertenece el documento (por ejemplo Flota).
  5. En Registro relacionado use el buscador (Buscar registro relacionado) para atarlo al vehículo, conductor o servicio exacto.
  6. Pulse Seleccionar archivo y suba el archivo (máximo 50 MB: PDF, imágenes, documentos de oficina, hojas de cálculo, CSV y textos).
  7. Pulse Guardar.
aviso

Un documento sin registro relacionado es un papel suelto: nadie lo encontrará cuando lo necesite. Siempre átelo al vehículo o registro que corresponda.

Cómo ver las alertas de vencimiento​

  1. Abra la pestaña Resumen.

Pestaña Resumen con alertas de documentos

Verá el aviso Alertas de documentos: el sistema notificará a los correos configurados de su empresa cuando los documentos estén próximos a vencer o ya vencidos. Verifique con su administrador que esos correos estén bien configurados; de nada sirve la alerta si llega a un buzón que nadie lee.

Cómo ver los documentos de un servicio​

Los documentos también aparecen dentro de cada servicio, para que el coordinador no tenga que saltar entre pantallas:

  1. Abra el servicio y pulse Editar servicio.
  2. Vaya a la pestaña Documentos (junto a Detalle e Items).

Pestaña Documentos dentro de Editar servicio

Si el servicio aún no tiene documentos verá el mensaje Sin registros. Use el botón + para agregar los que correspondan a ese viaje o trabajo.

Recomendación del experto​

Trate esta pantalla como la cartelera de vencimientos de su oficina, no como un archivo muerto:

  • Rutina semanal (lunes, 10 minutos): abra la Tabla, filtre por Vencido y Próximo a vencer, y anote qué debe renovarse esta semana y quién es responsable. Luego revise el Resumen para confirmar que las alertas están activas.
  • Rutina mensual (primer día del mes, 30 minutos): recorra el Árbol vehículo por vehículo (o conductor por conductor) y confirme que cada uno tiene sus documentos completos y vigentes. Lo que falte, créelo ese mismo día.
  • Regla de oro: el día que le entregan un documento nuevo (el SOAT recién comprado, la póliza renovada), súbalo de inmediato con su fecha de vencimiento real. El error más caro es "lo subo después" y que ese después nunca llegue.
  • Nombres que se entienden solos: incluya tipo, placa o persona y año (RTM TST-000 2026). Cuando tenga cientos de documentos, lo agradecerá.

Errores comunes​

  • Subir el archivo sin fecha de vencimiento (o con una fecha inventada): el estado sale mal y las alertas no sirven. Copie siempre la fecha real del papel.
  • Atar el documento al registro equivocado: un SOAT del vehículo A guardado en el vehículo B es peor que no tenerlo, porque da falsa tranquilidad. Verifique la placa antes de guardar.
  • Guardar todo como tipo Flota por pereza: si el documento es de un conductor (licencia, certificado médico), relaciónelo con el conductor. Así, cuando esa persona salga, sus papeles salen con ella.
  • Dejar archivos gigantes: el límite es 50 MB. Si escanea, use PDF a resolución normal, no fotos de 20 MB por página.
  • Nadie revisa el Resumen: las alertas solo ayudan si los correos configurados son los correctos y alguien los lee. Pregunte a su administrador a dónde llegan.