Flotas: registre y controle cada vehículo

Aquí vive la hoja de vida de cada vehículo de su operación: placa, propietario, datos técnicos y lecturas de odómetro. Si mantiene esta información al día, el resto del sistema (mantenimientos, listas de chequeo, documentos) funciona solo.

Prerrequisitos

• Tener acceso a la aplicación. En el menú superior vaya a Inicio > Apps > Flota.
• Tenga a la mano la tarjeta de propiedad del vehículo y el documento del propietario.

Ver la lista de vehículos

1. Abra Flota. Verá las pestañas Listado, Métricas, Listas de chequeo y Grupos de flotas.
2. En Listado use la barra Buscar... para encontrar un vehículo por placa, propietario u otro dato.
3. Con el filtro Estado puede ver solo los vehículos en un estado operativo (por ejemplo, disponibles).
4. Seleccione una fila haciendo clic en el círculo de la izquierda para activar las acciones Exportar ficha técnica y Generar documento.

:::tip Consejo de uso diario Antes de programar cualquier trabajo, busque el vehículo por placa en el Listado para confirmar que existe y en qué estado está. Le toma 10 segundos y evita crear registros duplicados. :::

Crear un vehículo: asistente de 5 pasos

Pulse el botón + (arriba a la derecha del listado) para abrir la ventana Crear flota. El asistente le muestra el Progreso del formulario (por ejemplo, 7/12) y los 5 pasos en el costado izquierdo. Puede devolverse con Atrás en cualquier momento.

Paso 1 — Ingresar Placa

1. Escriba la Placa del vehículo (ejemplo: AAA001...).
2. En la sección Tarjeta de propiedad puede subir una foto de la tarjeta: pulse Elegir imagen y después Leer tarjeta con OCR. El sistema intentará leer la placa y los datos del documento del propietario para ayudarle a completar la consulta automáticamente.
3. Pulse Siguiente.

:::tip Recomendación del experto Tome la foto de la tarjeta sobre una mesa, con buena luz y sin dedos encima. Si el OCR no lee bien un dato, corríjalo a mano: un error de un dígito en la placa se arrastra a todos los documentos del vehículo. :::

Paso 2 — Datos del propietario

1. Seleccione el Tipo de documento propietario (por ejemplo, NIT).
2. Escriba el Documento propietario, el Propietario, la Dirección del propietario, el Correo del propietario y el Teléfono del propietario.
3. El sistema le recuerda: "Valida el número de documento del propietario antes de iniciar la consulta del vehículo."
4. Pulse Consultar datos del vehículo para traer los datos oficiales asociados a la placa y el documento.
5. Pulse Siguiente.

:::warning Errores comunes

• Escribir el documento del propietario con puntos o guiones de más. Use solo números.
• Dejar el correo vacío o con errores: ahí llegan notificaciones importantes del vehículo. :::

Paso 3 — Datos de la flota - Básico

1. Escriba el Modelo (año, ejemplo: 2026).
2. Seleccione la Marca y el Tipo de combustible con la opción Selecciona una opción.
3. Pulse Siguiente.

Paso 4 — Datos de la flota - Técnico

1. Seleccione el Tipo de servicio, el Tipo y el Tipo de carrocería.
2. Escriba el Cilindraje y el VIN (el número largo que está en el chasis o en la tarjeta).
3. Escriba el Odómetro (kilometraje actual) y elija la Unidad del odómetro (Kilómetros o Millas).
4. Si el vehículo trabaja por horas (maquinaria, planta), escriba el Horómetro en horas (h).
5. Pulse Siguiente.

:::tip Recomendación del experto El odómetro inicial es sagrado: anote el kilometraje real que marca el tablero el día del registro. De ese número dependen los planes de mantenimiento por kilómetros. Si no está seguro, deje constancia y corríjalo cuanto antes desde la ficha del vehículo. :::

Paso 5 — Información adicional

1. Escriba el Número de licencia de flota, el Número interno (el código con el que usted identifica el vehículo en su empresa), la Fecha de matriculación (YYYY/MM/DD) y el Número de motor.
2. Pulse Guardar. Verá el mensaje verde Flota creada exitosamente con el botón Ver flota para abrir la ficha.

:::tip Recomendación del experto Use el Número interno con un código corto que sus conductores y mecánicos reconozcan (por ejemplo, 101, 102). En el patio nadie se sabe las placas de memoria, pero todos recuerdan "el 101". :::

Ver y editar la ficha del vehículo

Haga clic en un vehículo del listado para abrir Editar flota. La ficha está organizada por pestañas: Datos generales, Datos del propietario, Datos del vehículo, Datos técnicos, Campos personalizados, Historial, Documentos y Mantenimiento.

Datos generales

Aquí están la Placa, el Número interno, el Número de licencia de flota, la Fecha de matriculación y la Imagen de la flota (botón Seleccionar imagen; solo imágenes, máximo 5 MB). Guarde con el botón Guardar.

Datos técnicos

Aquí están el Cilindraje, el VIN, el Número de motor, el Odómetro con su Unidad del odómetro (Kilómetros), el Horómetro y un resumen con el valor actual y la Última actualización (fecha y hora).

Historial: lecturas de medidores

En la pestaña Historial verá:

• Lecturas de medidores: valor actual del Odómetro (ejemplo: 12.500 km, con última lectura, número de lecturas y utilización) y del Horómetro.
• Historial de lecturas: tabla con Fecha de lectura, Medidor, Lectura, Origen (por ejemplo, Manual) y Referencia. Puede filtrar con Todos los medidores y buscar con la barra Buscar....

:::tip Recomendación del experto Pida a cada conductor que reporte el kilometraje al terminar su turno y regístrelo el mismo día. Un historial de lecturas completo es la diferencia entre un mantenimiento planeado y una varada en carretera. :::

Métricas: distribución por estado

En la pestaña Métricas verá la tarjeta Distribución por estado, que muestra "cómo se distribuyen los registros por estado operativo": un gráfico circular con el total de registros y cuántos están en cada estado (por ejemplo, Disponible).

:::tip Recomendación del experto Mire esta pantalla cada lunes por la mañana. Si el número de vehículos disponibles baja sin explicación, algo está pasando en el patio: vehículos retenidos, sin reportar o con el estado desactualizado. :::

Rutina recomendada (10 minutos al día)

1. Abra Flota > Listado y revise que los vehículos nuevos del día estén creados.
2. Actualice los odómetros con los reportes de los conductores.
3. Revise Métricas una vez por semana para detectar estados desactualizados.

Errores comunes

• Crear el mismo vehículo dos veces con la placa escrita distinto (espacios, guiones). Busque primero en el listado.
• Dejar el odómetro en 0 "para después". Después nunca llega y los mantenimientos por kilometraje quedan mal calculados.
• No elegir la unidad del odómetro (Kilómetros o Millas). Sin unidad, las lecturas no significan nada.
• Subir una foto borrosa de la tarjeta y no revisar lo que leyó el OCR. Verifique siempre placa y documento.
• No actualizar la ficha cuando cambia el propietario o el teléfono. Cuando se necesita, nadie encuentra a quién llamar.