Mantenimiento: del plan al cierre sin perder un peso

El módulo de Mantenimiento es su taller digital: aquí planea los servicios preventivos, atiende los correctivos con órdenes de trabajo (OT), controla repuestos, compras, proveedores y mide resultados. Si lo usa bien, cada vehículo entra y sale del taller con trazabilidad completa de qué se hizo, cuánto costó y quién lo autorizó.

Prerrequisitos

• Rol con acceso al módulo Mantenimiento (consulte a su administrador si no ve la opción en Apps).
• Vehículos (flota) ya registrados, para poder asignarlos a planes y órdenes.
• Para aprobar gastos: rol técnico asignado en Roles y aprobaciones.

1. Resumen e indicadores: su tablero de cada mañana

1. Abra Inicio > Apps > Mantenimiento. La primera pestaña es Resumen.
2. Revise el bloque Requiere atención: muestra las OT abiertas y el botón Ver listado para ir directo a ellas.

3. Baje a Indicadores de mantenimiento: gráficas como Órdenes de trabajo por estado (Borrador, Planificada, En ejecución) y Órdenes de trabajo creadas y cerradas por mes.
4. Desplácese para ver más gráficas: Trabajo preventivo y correctivo y Costo real de mantenimiento por mes.

5. Use Agregar gráfica para sumar indicadores y Restaurar gráficas para volver al tablero original.

:::tip Rutina de 5 minutos Empiece el día aquí: OT abiertas, luego el balance preventivo vs. correctivo del mes. Si el correctivo supera al preventivo, sus planes necesitan ajuste. :::

2. Planes: el preventivo que evita varadas

1. Vaya a Planificación y gestión operativa > Planes.
2. Verá la lista de planes con columnas Plan de mantenimiento, Estado (por ejemplo, Activo) y Estrategia (por ejemplo, Preventivo).

3. Pulse Crear plan para registrar un nuevo plan (por ejemplo, "PM cada 10.000 km").
4. Use el buscador para localizar un plan y el lápiz de Acciones para editarlo.

aviso

Un plan creado no hace magia solo: revíselo cada mes contra las OT reales. Plan sin seguimiento es papel mojado.

3. Órdenes de trabajo: el corazón del taller

1. Vaya a Planificación y gestión operativa > Órdenes de trabajo.
2. La tabla muestra Orden de trabajo (OT-DEMO-001...), Flota, Tipo de mantenimiento (Correctivo o Preventivo), Prioridad (Baja, Normal, Alta, Urgente), Estado, Fecha y hora inicial y Costo real.

3. Pulse Crear orden de trabajo para abrir una OT nueva.
4. Haga clic en una OT existente para abrir su espacio de trabajo (ver siguiente sección).

4. Espacio de trabajo de la OT: todo en un solo lugar

Al abrir una OT aparece la ventana Editar con pestañas: General, Tareas, Materiales, Costos, Documentos, Historial.

4.1 General

1. Complete Flota (vehículo, por ejemplo TST-000), Título, Tipo de mantenimiento (Correctivo o Preventivo) y Prioridad.
2. Defina Estado e Impacto operacional (por ejemplo, Operativo).
3. Programe Fecha y hora inicial programada y Fecha y hora final programada, indique el Costo estimado y escriba la Descripción.
4. Al cerrar el trabajo, diligencie el Resumen de cierre.

4.2 Tareas

1. Entre a la pestaña Tareas.
2. Pulse Agregar tarea: la tabla controla Título, Estado, si es Obligatoria y Acciones.

4.3 Materiales

1. Entre a la pestaña Materiales.
2. Pulse Reservar material para apartar repuestos del almacén (columnas: Almacén, Ítem, Reservado, Consumido, Estado).
3. Abajo, el bloque Material emitido a esta orden de trabajo muestra lo que ya salió del almacén (Emitido, Disponible).

4.4 Costos

1. Entre a la pestaña Costos.
2. Pulse Agregar costo: la tabla registra Descripción, Cantidad, Total y Estado de aprobación.

4.5 Historial

1. Entre a la pestaña Historial para auditar la OT: Fecha, Evento (por ejemplo, "Orden de trabajo creada"), Realizado por y Cambios, con la opción Mostrar detalle técnico.

5. Transiciones de estado: avance paso a paso

1. En la pestaña General, despliegue el campo Estado.
2. Desde Borrador el sistema solo ofrece movimientos válidos: Borrador, Pendiente de aprobación, Planificada, Cancelada. Usted no puede saltar a un estado que el flujo no permita.

3. El flujo general verificado es: Borrador → Pendiente de aprobación (si requiere autorización) → Planificada → En ejecución → cierre. La cancelación siempre pide justificación.

consejo

Si un estado no aparece en la lista, no es un error: es el sistema protegiendo el proceso. Avance al siguiente estado permitido.

6. Aprobaciones: quién autoriza el gasto

1. Vaya a Administración de mantenimiento > Roles y aprobaciones.
2. Aquí se configuran por empresa los rangos de aprobación, monedas, responsables, vigencias y delegaciones. El sistema aclara que ningún límite se define en código y que solo flujos autorizados crean y resuelven decisiones.
3. Use Nueva matriz para crear una matriz de aprobación antes de comprometer gastos, Asignar rol para roles técnicos y Nueva delegación para ausencias temporales.

7. Alertas: que nada se le pase

1. Vaya a Seguimiento y desempeño: arriba verá Alertas que requieren acción (columnas: Severidad, Título, Responsable, Vence, Estado, Acciones).
2. Abajo, en Alertas de mantenimiento, marque las recurrentes que desea recibir: Mantenimiento próximo, Mantenimiento vencido, Novedades críticas.

8. Inventario: repuestos bajo control

1. Vaya a Recursos y abastecimiento > Inventario.
2. Los botones superiores son: Agregar unidad, Agregar almacén, Agregar ítem, Registrar conteo físico, Transferir inventario y Registrar movimiento.
3. Las subpestañas Saldos, Conteos cíclicos, Transferencias, Ítems, Almacenes, Unidades organizan el kardex multi-almacén auditable.
4. En Saldos controle por almacén e ítem: Existencia física, Reservado, Disponible, Mínimo, Máximo y Costo unitario.

9. Compras: del compromiso a la recepción

1. Vaya a Recursos y abastecimiento > Compras.
2. Pulse Nueva orden de compra. Recuerde la regla del sistema: una orden es un compromiso auditable con el proveedor, pero no es inventario ni gasto real hasta registrar una recepción posterior.
3. La tabla controla Orden, Proveedor homologado, Almacén receptor, Total de orden, Estado y Acciones.

10. Proveedores y talleres: homologue, no improvise

1. Vaya a Administración de mantenimiento > Proveedores y talleres.
2. Pulse Agregar perfil de proveedor.
3. La tabla registra Contacto, Tipo de perfil, Especialidades, SLA (horas), Calificación, Estado de homologación, Vigente hasta y Acciones.
4. Si un proveedor sale, inactive el registro en lugar de eliminarlo para conservar la trazabilidad de OT y compras (así lo indica el propio sistema).

11. Gobierno: reglas claras antes de medir

1. Vaya a Administración de mantenimiento > Gobierno > Calendarios y políticas.
2. El bloque Gobierno de confiabilidad define el tiempo planificado y las reglas auditables antes de calcular MTTR, MTBF, disponibilidad o cumplimiento PM.
3. Cree primero un calendario con Nuevo calendario; después defina la política. Una política publicada queda versionada y los indicadores futuros conservarán versión, denominadores y exclusiones.

Rutina semanal recomendada

1. Lunes: revise Resumen (OT abiertas) y Alertas que requieren acción.
2. Martes-jueves: ejecute OT, reserve materiales y registre costos el mismo día.
3. Viernes: revise preventivo vs. correctivo del mes, saldos bajo mínimo y órdenes de compra pendientes de recepción.
4. Mensual: valide planes contra OT reales y revise cumplimiento PM en Gobierno.

Recomendación del experto

Según la recomendación de expertos para una buena experiencia, el error más caro no es una varada: es no saber cuánto costó ni por qué. Toda OT nace con flota, prioridad y costo estimado, y muere con resumen de cierre y costo real. Si su equipo registra materiales y costos el mismo día, en tres meses tendrá el costo por kilómetro por vehículo, y con eso se negocia con talleres, se decide renovar flota y se acaba el "más o menos". El preventivo programado en Planes siempre sale más barato que el correctivo urgente: apunte a que al menos 7 de cada 10 OT sean preventivas.

Errores comunes

• Crear la OT después del arreglo: se pierde el control de materiales y el costo real queda en cero. Abra la OT antes de intervenir el vehículo.
• Dejar todo en Borrador: las OT en borrador no comprometen recursos ni generan alertas. Planifíquelas para que entren al flujo.
• Registrar la compra como gasto inmediato: la orden de compra no es gasto hasta la recepción. No infle costos antes de tiempo.
• Eliminar proveedores: inactive el registro; si lo elimina, rompe la historia de sus OT y compras.
• Medir sin gobierno: publicar políticas y calendarios primero; sin reglas versionadas, el MTBF y la disponibilidad de cada mes no son comparables.
• Ignorar las alertas recurrentes: active Mantenimiento próximo y Mantenimiento vencido; son su red de seguridad contra el olvido.