Servicios

Esta es su mesa de operaciones: cada viaje o trabajo que su empresa hace para un cliente es un servicio con fecha, origen, destino, precio y estado. Aquí programa los servicios, lleva la agenda del mes, guarda los datos de sus clientes (Contactos), revisa números (Métricas) y decide quién recibe avisos (Suscriptores). Si los Documentos son la carpeta, los Servicios son el tablero diario.

Prerrequisitos

• Un usuario de su empresa con acceso a la aplicación Servicios (si no la ve en el menú Apps, pida acceso a su administrador).
• Para crear servicios necesitará tener creado al menos un contacto (cliente) al cual asignarlo.
• Tenga claros origen, destino, fecha programada y precio antes de empezar.

Cómo moverse: las cuatro pestañas

Al abrir Servicios verá cuatro pestañas: Servicios, Métricas, Contactos y Suscriptores. Cada una se explica abajo. Todo el trabajo diario ocurre en Servicios; las otras tres son de apoyo (números, clientes y avisos).

Cómo ver la lista de servicios

1. Abra la pestaña Servicios con la vista Tabla activa.
2. Use el campo Buscar..., el filtro Estado y el botón Actualizar para ubicar lo que necesita.

La tabla muestra Referencia (el código del servicio, por ejemplo DEMO-SVC-13), Cliente / partner, fecha Programada, Dirección de origen, Dirección de destino, Precio, Moneda, Estado y Actualizado. El Estado le dice en qué va cada trabajo: Pendiente, Asignado, y los demás estados operativos (en ruta, en sitio, completado, etc.) a medida que avanza.

Cómo usar la agenda (Calendario)

1. En la pestaña Servicios, cambie el conmutador a Calendario.
2. Navegue con las flechas y el botón Hoy, y cambie entre Mes, Semana y Día según necesite.

Cada tarjeta muestra la referencia, el estado y la ruta (por ejemplo DEMO-SVC-2 • Asignado, Demo Origin 2, Bogotá → Demo...). El contador (2 Registros) le dice cuántos servicios hay en el periodo visible. Use el Mes para planear la carga de trabajo, la Semana para coordinar vehículos y conductores, y el Día para la operación de hoy.

consejo

La agenda y la tabla muestran lo mismo de dos formas: programe y controle en el Calendario, y busque detalles, precios y filtros en la Tabla. Alterne según la pregunta que tenga.

Cómo leer las métricas

1. Abra la pestaña Métricas.
2. Para exportar, elija el Rango de fechas (obligatorio: se exporta por fecha programada), el Tipo de exportación (Servicios), y opcionalmente Cliente (Buscar un contacto) y Placa (Buscar por placa). Luego elija el Formato (.xlsx) y pulse el botón de descarga.

Abajo verá dos gráficas: Distribución por estado (cómo se reparten sus servicios: asignados, pendientes, etc., en el mes elegido) y Servicios programados por mes (el volumen mes a mes, de enero a diciembre). Úselas para responder "¿estamos creciendo?" y "¿dónde se nos acumula el trabajo?".

Cómo ver sus contactos (clientes)

1. Abra la pestaña Contactos.
2. Busque con el campo Buscar... o filtre por Tipo y Estado.

La tabla muestra Nombre, Número de documento, Correo electrónico, Teléfono, Correo de facturación, Tipo de documento, Tipo (por ejemplo CUSTOMER para clientes), Estado (ACTIVE) y Link. Sin contactos no hay a quién asignar un servicio, así que mantenga esta lista al día antes de programar.

Cómo configurar los suscriptores

1. Abra la pestaña Suscriptores.

Aquí elige qué usuarios reciben por defecto las notificaciones de servicios, buscándolos en Buscar usuarios por nombre, usuario, correo o teléfono. Si ve Todavía no hay suscriptores registrados, nadie está recibiendo esos avisos: agregue al coordinador y a quien deba estar enterado.

Cómo crear un contacto

1. En la pestaña Contactos, pulse el botón +.
2. Se abre la ventana Crear contacto:

3. Complete los campos: Nombre (Nombre del contacto), Número de documento (Documento o NIT), Correo electrónico (nombre@empresa.com), Teléfono (con indicativo, por ejemplo +57), Correo de facturación (facturacion@empresa.com), Tipo de documento, Tipo y Estado. Ejemplo diligenciado:

4. Pulse Guardar. Si todo sale bien verá el aviso verde de confirmación y el contacto aparecerá en la lista:

aviso

No deje el Correo de facturación vacío si este cliente genera cobros: después toca perseguir facturas porque el correo de contacto operativo no era el de contabilidad.

Cómo crear un servicio

1. En la pestaña Servicios, pulse el botón + (el mismo que crea registros).
2. Se abre la ventana Crear servicio:

3. Escriba la Referencia (el código con el que lo identificará, por ejemplo SRV-0001) y el Precio (verá el Valor con formato calculado).
4. En Programado para digite Fecha (formato AAAA/MM/DD) y Hora (hh:mm). Complete Inicio y Fin de la misma forma cuando los conozca.
5. Elija la Moneda (por ejemplo Colombian Peso • COP) y el Estado inicial (normalmente Pendiente).
6. En Cliente / partner busque el contacto (Buscar un contacto) y selecciónelo.
7. Escriba la Dirección de origen (¿Dónde inicia el servicio?) y la Dirección de destino (¿Dónde termina el servicio?); el buscador sugiere direcciones mientras escribe.
8. Agregue Notas operativas si hace falta (punto de encuentro, contacto en sitio, condiciones). Ejemplo diligenciado:

9. Pulse guardar. Verá el aviso verde Servicio creado correctamente:

10. El servicio aparece de inmediato en la agenda, en su fecha programada:

Observe cómo el contador subió a 3 Registros y la tarjeta F3B-DEMO-01 • Pendiente quedó en el día 20 con su ruta (Calle 100 #15-30, Bogotá → Carr...).

Recomendación del experto

La diferencia entre una operación tranquila y una caótica está en programar completo desde el primer minuto:

• Rutina diaria (mañanas, 10 minutos): abra el Calendario en vista Día, confirme los servicios de hoy (cliente, horas, origen y destino) y verifique que cada uno tiene conductor y vehículo asignados. Lo pendiente sin asignar es su lista de urgencias del día.
• Rutina semanal (viernes, 20 minutos): revise la Semana siguiente en la agenda, confirme precios y estados, y mire las Métricas del mes para ver si el volumen sube o baja.
• Primero el contacto, después el servicio: nunca programe un servicio "a la carrera" sin cliente asignado o con un cliente improvisado. Crear bien el contacto (documento, correo de facturación, teléfono) le ahorra horas de cobro después.
• Referencias con lógica: use un consecutivo claro (SRV-0001, SRV-0002...) o por mes. Cuando un cliente llame a preguntar por su servicio, usted lo encuentra en segundos con Buscar....
• Las Notas son su memoria: anote ahí lo que normalmente se pierde por teléfono (portón 3, preguntar por doña Marta, llevar remisión firmada). El conductor y el coordinador lo agradecerán.
• Suscriptores desde el día uno: configure quién recibe notificaciones antes de que empiece la operación fuerte, no después del primer servicio que nadie atendió.

Errores comunes

• Crear servicios sin fecha programada clara o en formato distinto a AAAA/MM/DD: quedan fuera de la agenda y de las exportaciones por rango de fechas. Sin fecha no hay programación.
• Dejar el precio en 0.00 "para después": el después rara vez llega y fin de mes se vuelve un detective de precios. Digite el valor real al crear.
• Programar con direcciones vagas (oficina del cliente): el conductor pierde tiempo y el servicio se retrasa. Use direcciones completas con las sugerencias del buscador.
• No actualizar el Estado: servicios que siguen en Pendiente cuando ya están asignados o terminados ensucian la agenda y las métricas. Actualice el estado a medida que avanza el trabajo.
• Tener contactos duplicados (Cliente Demo y CLIENTE DEMO): los reportes por cliente salen divididos y mal. Busque antes de crear uno nuevo.
• Ignorar la pestaña Suscriptores: si está vacía (Todavía no hay suscriptores registrados), las notificaciones no le llegan a nadie. Revísela con su administrador.
• Exportar sin rango de fechas: el Rango de fechas es obligatorio para exportar; sin él no hay reporte.